La trazabilidad de equipos médicos es la capacidad de reconstruir el historial completo de cada activo clínico desde su adquisición hasta su baja: mantenciones realizadas, calibraciones, incidentes, cambios de ubicación, repuestos utilizados y documentos asociados.
Para mejorar la trazabilidad en una institución de salud, es necesario avanzar desde registros fragmentados (planillas Excel, correos electrónicos, carpetas físicas) hacia un sistema centralizado que consolide toda la información en un solo lugar.
Pasos para mejorar la trazabilidad:
1. Estandarizar la identificación de equipos: Asignar un código único a cada activo clínico que lo identifique inequívocamente en toda la institución, independientemente de su ubicación o servicio.
2. Centralizar la documentación técnica: Manuales, certificados de calibración, garantías y protocolos deben estar disponibles digitalmente y asociados a cada equipo.
3. Digitalizar el registro de mantenciones: Cada intervención debe quedar registrada con fecha, técnico responsable, tipo de mantención, repuestos utilizados y observaciones.
4. Automatizar alertas: Configurar notificaciones automáticas para vencimientos de garantías, calibraciones y mantenciones programadas.
5. Generar reportes trazables: La información debe poder exportarse en formatos compatibles con los requerimientos de los organismos acreditadores.
Una buena trazabilidad no solo facilita la acreditación, sino que permite identificar equipos con alta tasa de fallas, optimizar la asignación de recursos técnicos y justificar decisiones de reposición con datos objetivos.